Сотрудник ИП скончался. Каким образом рассчитывается и выплачивается заработная плата за отработанное время? Какие документы в какие органы и в какие сроки нужно подать? Какие документы выдаются родственникам умершего?
Оформляя прекращение трудового договора в связи со смертью работника, учтите следующие особенности. Рекомендуем оформить все документы (приказ, трудовую книжку в случае ее ведения и др.), а также заполнить сведения о трудовой деятельности днем, когда получите документ, подтверждающий смерть (обычно это свидетельство о смерти). При этом датой прекращения трудового договора будет дата смерти работника.
За трудовой книжкой могут обратиться родственники умершего, а если этого не произошло, храните ее до востребования. Если она не ведется, можете предоставить родственникам сведения о трудовой деятельности.
Все суммы, которые умерший не получил, выплатите членам его семьи (иждивенцам) в недельный срок, если они обратились к вам не позднее четырех месяцев с момента смерти работника. Если срок нарушен, суммы рекомендуем внести на депозит нотариуса, так как они включаются в состав наследства.
Дата увольнения умершего работника — день его смерти. Укажите эту дату в трудовой книжке и приказе об увольнении. Сам приказ датируйте тем числом, когда получите копию свидетельства о смерти и оформите увольнение. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1 (п. 16 Порядка ведения трудовых книжек).
Трудовую книжку выдайте одному из членов семьи работника под расписку (п. 38 Порядка).
Умершему полагаются обычные выплаты при увольнении — зарплата и компенсация за отпуск. Удерживать отпускные за неотработанные дни нельзя. Матпомощь платите, если это установлено ЛНА, коллективным договором или приказом руководителя. Пособие на погребение — если за ним обратятся.
В течение четырех месяцев со дня смерти зарплату умершего можно выплатить любому члену его семьи. От него требуется заявление, свидетельство о смерти и документ, подтверждающий родство. Срок для выплаты — неделя со дня получения заявления. Члены семьи — супруги, родители и дети. Бабушки, дедушки, внуки, братья и сестры членами семьи не являются (ст. 2 СК РФ).
Если работник умер на больничном, особенностей в оформлении увольнения нет, больничный умершего оплатите в общем порядке, пособие за первые 3 дня перечислите родственникам вместе с его зарплатой (Письмо ФСС от 08.07.2015 N 02-09-11/15-11127).
Зарплату, компенсацию за отпуск, больничные, выплаченные родственникам умершего, не облагайте НДФЛ. Взносами не облагайте только начисленные после смерти суммы и любые больничные (Письма Минфина от 05.07.2023 N 03-15-05/62648, от 06.09.2022 N 03-04-05/86450).
Для выплаты матпомощи в связи со смертью нужны заявление родственника, копия свидетельства о смерти, копия документа, подтверждающего родство, и приказ руководителя.
