Организация возмещает покупку бензина для личного автомобиля сотрудникам, которые используют личный транспорт в рабочих целях. Как оформить документально данные расходы?
Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно на основании договора аренды либо без заключения такового. Если договор аренды не заключается, работнику выплачивается компенсация, размер которой определяется соглашением сторон.
Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды
При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).
Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами.
Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала). При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).
Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды
Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами, копиями путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованного автомобиля и время его использования и т.п.) (Письма Минтранса России от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1; Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2018 по делу N 33-12103/2018).
